Chính phủ Nhật Bản quy định từ ngày 20/11/2007 tất cả người nước ngoài nhập cảnh vào theo mọi hình thức phải trải qua các quy trình kiểm tra của Sở lưu trú hay Đại sứ quán ở nước sở tại như sau:

+  Lấy dấu vân tay
+  Chụp ảnh trước khi vào nước Nhật để phòng khủng bố
Bất cứ ai từ chối hợp tác sẽ không được cấp phép nhập cảnh vào Nhật.
Một số trường hợp được đặc cách: Trẻ em dưới 16 tuổi và 1 vài nhóm đặc biệt như là các nhà ngoại giao, các cuộc viếng thăm cấp cao và các trường hợp viễn trú đặc biệt.
Tất cả người nước ngoài đều sẽ phải có 1 loại visa khi nhập cảnh vào Nhật. Có khoảng hơn 20 loại visa vào Nhật, bao gồm “Visa tạm thời” cho các khách du lịch và các loại visa cho sinh viên, lao động và người thân của những người đang cư trú tại Nhật

Visa loại du lịch và thương gia
Người nước ngoài thuộc quốc tịch của 1 trong hơn 50 quốc gia mà Nhật Bản cho phép miễn visa tạm thời thì chỉ cần 1 passport (hộ chiếu) hợp lệ đã có thể nhập cảnh vào Nhật dưới hình thức khách du lịch hoặc thương gia. Những người có visa tạm thời sẽ được phép lưu trú tại Nhật lên tối đa là 90 ngày.
Người nước ngoài có visa tạm thời không được phép tham gia kinh doanh, mua bán. Tuy nhiên vẫn có thể tham gia các khóa học ngắn hạn tại các trường Nhật ngữ.

Tất cả các khách du lịch nước ngoài phải luôn mang hộ chiếu trong người.

Visa lao động
Người nước ngoài muốn làm việc tại Nhật cần có visa lao động từ đại sứ quán hoặc lãnh sứ quán Nhật nước sở tại cấp để có thể nhập cảnh vào Nhật Bản dưới dạng visa được phép lao động.
*  Có hơn 12 loại hình visa lao động, mỗi loại cho phép người sở hữu nó được phép làm việc trong các loại hình kinh doanh và lĩnh vực khác nhau, ví dụ như phóng viên, nghệ thuật, nghiên cứu, giáo dục, kỹ thuật, giải trí, quản trị kinh doanh, dịch vụ quốc tế,…
*   Nếu bạn đổi việc trong thời gian ở Nhật và công việc mới không nằm trong lĩnh vực lao động được phép (Ví dụ như từ giáo dục chuyển sang kỹ thuât), bạn cần thay đổi loại visa.
*  Bằng đại học hoặc các chứng chỉ chuyên môn sẽ được yêu cầu khi nộp đơn xin visa lao động. Người muốn xin cấp visa lao động phải được 1 công ty tại Nhật chấp nhận hoặc là có 1 người bảo lãnh. Visa lao động thường được cấp theo kỳ hạn 1 hoặc 3 năm và có thể gia hạn.

Visa du học
Người nước ngoài muốn học tại Nhật Bản (Trừ trường hợp tham gia các kháo học tiếng ngắn hạn), cần có visa du học cấp tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản mới có thể nhập cảnh vào Nhật dưới hình thức lưu trú du học dài hạn.
Có nhiều loại visa du học, phân biệt theo loại hình học tập

 

Ví dụ: Visa Dự bị đại học, Đại học hoặc là các hình thức giao lưu văn hóa. Người muốn xin cấp visa du học cần được 1 trường ở Nhật chấp nhận và bằng chứng có đủ khả năng tài chính để chi trả các chi phí trong suốt thời gian học. Visa du học sẽ được cấp với kỳ hạn 6 tháng đến 2 năm và có thể gia hạn.
Du học sinh không được phép tham gia các hoạt động kinh doanh, buôn bán trừ khi được phép của trường và văn phòng xuất nhập cảnh. Ngay cả khi đã có giấy phép, du học sinh cũng chi có thể làm việc với số giờ mỗi tuần bị giới hạn. (Khoảng 28h/tuần).

Visa vợ chồng hoặc người phụ thuộc
Người nước ngoài kết hôn với 1 người mang quốc tịch Nhật hoặc với người đã có visa vĩnh trú tại Nhật có thể lấy được visa vợ chồng, cho phép họ kết hôn và buôn bán tại Nhật. Visa loại này được cấp theo kỳ hạn 1 hoặc 3 năm và có thể gia hạn.
–  Vợ (chồng) của người nước ngoài, những người đang sống tại Nhật với hình thức lưu trú được phép lao động, có thể nộp đơn để xin cho 1 visa người phụ thuộc. Visa người phụ thuộc được cấp với kỳ hạn từ 3 tháng đến 3 năm và có thể gia hạn.
–  Người phụ thuộc không được phép tham gia kinh doanh, buôn bán, trừ khi họ có giấy phép từ cục xuất nhập cảnh. Ngay cả khi có giấy phép thì người phụ thuộc cũng chỉ có thể làm việc với khoảng thời gian trong tuần bị giới hạn.

Thẻ ngoại kiều
Tất cả người nước ngoài lưu trú ở Nhật hơn 90 ngày cần nộp đơn xin cấp thẻ ngoại kiều trong 90 ngày đầu tại Nhật. Đơn sẽ được xử lý tại văn phòng trực thuộc địa phương (Ví dụ như văn phòng thành phố). Thẻ ngoại kiều là giấy tờ quan trọng để có thể mở tài khoản ngân hàng, đăng ký điện thoại hay các hoạt động tương tự khác. Người nước ngoài cư trú tại Nhật sẽ phải luôn mang thẻ ngoại kiều bên người khi sống tại Nhật.

Gia hạn giấy phép lưu trú
+  Hầu hết các loại visa cho phép bạn ở Nhật trong khoảng 3 tháng, 6 tháng, 1 năm, 2 năm hoặc 3 năm. Nếu bạn muốn ở lại lâu hơn, bạn phải nộp đơn xin gia hạn tại cục nhập cảnh tại Nhật trước ngày mãn hạn visa.
+  Đơn sẽ được xử lý rất đơn giản, chỉ cần bạn vẫn đáp ứng và tuân thủ các điều kiện của visa. Sẽ mất từ vài ngày đến vài tuần để đơn được xử lý. Trong thời gian đó bạn sẽ vẫn được sống tại Nhật kể cả khi visa của bạn đáo hạn.

Thay đổi loại visa
Bạn hoàn toàn có thể thay đổi hình thức lưu trú (ví dụ từ khách du lịch sang giáo viên hoặc từ sinh viên qua kỹ sư) ở 1 cục nhập cảnh bất kỳ trên nước Nhật. Bạn sẽ phải chuẩn bị các giấy tờ tương tự như khi bạn nộp đơn xin visa ở Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản.

Visa tái nhập cảnh
Người nước ngoài lưu trú muốn tạm thời ra khỏi nước Nhật cần xin giấy phép tái nhập cảnh, nếu không sẽ bị mất quyền lưu trú ngay khi ra khỏi Nhật. Giấy phép tái nhập cảnh cho cá nhân hay cho tập thể có thể xin được ở các văn phòng nhập cảnh (Và 1 vài sân bay trong trường hợp khẩn cấp).

Visa vĩnh trú
Người nước ngoài lưu trú mà có nhân cách tốt và có đủ khả năng tài chính để sống tự lập tại Nhật có thể được cấp visa vĩnh trú nếu họ sống ở Nhật ít nhất là 10 năm liên tục (Trong trường hợp vợ hoặc chồng là người Nhật hoặc là người có nhiều đóng góp cho xã hội Nhật thì có thể ngắn hơn). Nếu có visa vĩnh trú bạn sẽ được ở Nhật vô thời hạn và được phép kinh doanh, buôn bán.